قائمة الإقفال الشهري للتشغيل العقاري

استخدم هذه القائمة خلال آخر يومي عمل من الشهر وأول يوم من الشهر الجديد. عيّن مسؤولاً لكل قسم، ومراجعاً نهائياً، وموعد إقفال لا يتغير. ضع أمام كل بند واحدة من ثلاث حالات فقط: مكتمل، استثناء موثق، أو إجراء قادم بمالك وموعد.

العقود والإشغال — طابق الوحدات المشغولة مع العقود السارية، راجع العقود التي بدأت أو انتهت، وثبّت الوحدات الشاغرة وتاريخ جاهزيتها. افحص التجديدات خلال 120 يوماً، وأي عقد بلا مستند نهائي أو جدول دفعات أو مسؤول متابعة.

التحصيل والمالية — طابق المبالغ المستحقة والمقبوضة والإيصالات والتخصيصات، ثم راجع المتأخرات حسب العمر. تحقق من الدفعات غير المربوطة، والوعود التي انتهى موعدها، والحالات بلا إجراء قادم. وثّق أي فرق ومَن سيعالجه قبل موعد محدد.

الصيانة والخدمة — راجع الطلبات المفتوحة خارج مستوى الخدمة، وأوامر العمل التي تنتظر اعتماداً أو فاتورة، والأعطال المتكررة. تأكد من تحديث تكلفة العمل وحالة الأصل والضمان. لا تغلق طلباً لمجرد انتهاء الشهر؛ سجّل السبب الصحيح والتاريخ المتوقع.

الجودة والإدارة — افحص السجلات الناقصة والتكرارات والصلاحيات المؤقتة والمستندات المنتهية. اختم الإقفال بملخص من صفحة واحدة: ثلاثة انحرافات، ثلاثة إجراءات، وأي قرار يحتاج الإدارة. احتفظ بالنتيجة مع تاريخ الإقفال حتى يمكن مقارنة الأشهر وإعادة بناء القرار.